Configuration et utilisation Dolibarr à la Guilde

À la Guilde des Utilisateurs d'Informatique Libre du Dauphiné, nous utilisons Dolibarr pour gérer les cotisations des adhérents. On m'a demandé en privé de partager mon expérience, je le fais ici pour que cela puisse servir à d'autres.

Contexte d'utilisation - Objectifs

Avant de rentrer dans les détails, soyons clairs sur le contexte d'utilisation de Dolibarr à la Guilde. Tout d'abord la Guilde est une association loi 1901. Depuis plusieurs années, les cotisations de ses adhérents et les dons sont les seules ressources de l'association. Nous utilisons Dolibarr pour gérer les adhésions et plus particulièrement pour:

C'est une utilisation assez simple de Dolibarr et très pratique pour la Guilde.

Configuration

Modules

Modules utilisés

Les modules utilisés (dont l'état est à ON sur la page Configuration|Modules) sont les suivants:

  • Dons
  • Banques et caisses
  • Adhérents
  • Exports de données

Il faut bien distinguer la configuration d'un module de son utilisation. Certaines options se font dans la configuration du module (icône dolibarr_module_setup sur la ligne du module dans la page Configuration|Modules), tandis que d'autres options se font directement en utilisant le module. Sauf indications contraire, la configuration par défaut est utilisée.

Dons

Ce module permet de noter les dons reçus (montant, date, s'ils sont publics ou privés, etc).

Banques et caisses

Ce module permet la gestion de la trésorerie.

Nous utilisons ce module avec un compte bancaire et une caisse que nous avons créés dans Dolibarr:

  • les virements et chèques sont à encaisser dans le compte bancaire
  • les cotisations et dons en liquide vont dans la caisse (avec des versements et des retraits du compte bancaire en fonction des besoins)

Adhérents

Dans la configuration de ce module, nous avons indiqué:

  • la gestion d'un login pour chaque adhérent

Cela permet aux adhérents de se connecter à Dolibarr. Ils peuvent ainsi mettre eux-mêmes à jour les données les concernants, voir quelle(s) cotisation(s) nous avons reçue(s) et s'ils sont à jour pour l'année courante.

  • un EMail est obligatoire pour créer un nouvel adhérent

Cela permet d'avoir un moyen de contact avec nos adhérents, bien que j'aie une préférence pour la liste de discussion générale.

Toujours dans la configuration, dans l'onglet Formulaire publique d'auto-inscription, nous avons:

  • activé le formulaire publique
  • indiqué le montant par défaut au tarif normal
  • permis au visiteur de modifier le montant de sa cotisation (pour les adhésions à tarifs réduit et personne morale)

Nous utilisons 3 types d'adhérents, tous soumis à cotisation et ayant droit de vote:

  • tarif normal personnes physiques
  • tarif réduit personnes physiques
  • tarif personnes morales

Exports de données

Ce module permet d'exporter des données de Dolibarr, comme par exemple le total des cotisations reçues pour la dernière année.

Comptes utilisateurs

Après avoir installé Dolibarr, en plus de l'utilisateur permettant l'administration, nous avons créé un utilisateur pour chaque fonction du bureau de l'association. Ces comptes sont stables dans le temps et la personne ayant les authentifiants du compte est déterminée à chaque assemblée générale de l'association. C'est avec ces comptes que les adhésions sont validées, les cotisations notées. Bref, qu'une partie de la gestion associative est faite.

Chaque membre du bureau doit donc adhérer à l'association à titre personnel avec un autre compte utilisateur. Comme tout adhérent de l'association.

Utilisation

J'utilise Dolibarr quand un adhérent veut cotiser. Soit parce qu'il me l'indique directement, soit parce qu'on reçoit un chèque par la poste, soit parce qu'un virement a été fait sur le compte.

Voici alors comment je procède:

  1. si cela n'a pas été fait, je rempli les informations sur la page d'adhésion publique
    Cela créé un brouillon d'adhésion qui doit être validé.
  2. je me connecte avec mon utilisateur du bureau
  3. je valide l'adhésion
    À ce stade, je n'envoie pas de message de confirmation à l'adhérent, ce sera fait à la création de la cotisation.
  4. j'ajoute une cotisation
    J'indique alors les informations sur le paiement (montant, date, chèque, espèces, etc) et sur type d'adhésion (date de fin, catégorie d'adhérent).
  5.  je valide la cotisation
    Cette fois-ci un message de confirmation d'adhésion est envoyé à l'adhérent.

5 réflexions au sujet de « Configuration et utilisation Dolibarr à la Guilde »

  1. Oui, Dolibarr est pratique malgré une interface très « clickodrome ».
    Certains l’utilisent comme back-end et refont toute l’interface pour la simplifier. Les échanges entre l’interface et Dolibarr se font alors par WebServices.
    C’est le cas, il me semble, du système de réservations des RMLL de cette année: https://2014.rmll.info/spip.php?pag

  2. Bon, je déploie je déploie ! Et j’ai une petite question : pour qu’un adhérent puisse voir son statut en ligne (cotise et tout), il faut impérativement lui créer un compte utilisateur associé, c’est bien ça ?
    Là, je n’ai fait que créer les adhérents, en imposant quand même un login, mais je ne vois pas à quoi sert ce login… Et si j’ai un utilisateur associé, il peut y avoir un login/passwd différent pour l’adhérent et l’utilisateur…
    Je ne pige pas tout :o/

  3. Pourtant, il me semble que tu as très bien compris ! 😉

    Je viens de vérifier avec le Dolibarr de la Guilde: les utilisateurs peuvent se connecter à Dolibarr; les adhérents ne le peuvent pas.

    Pour permettre aux adhérents de modifier eux-mêmes leurs informations personnelles, il faut donc créer un utilisateur à partir de l’adhérent dans Dolibarr.

    À ma connaissance, le login de l’adhérent sert uniquement à la création de l’utilisateur (à partir de la fiche adhérent).
    Cela permet à l’utilisateur de choisir lui-même son login. Si l’adhérent n’a pas de login (selon la configuration du module Adhérents), Dolibarr en propose un formé à partir du prénom et du nom.

  4. Ok ! Il faut donc bien les 2. Je pensais que les utilisateurs ne servaient qu’à gérer Dolibarr…

    Bon, on mettra ça en place plus tard, lorsqu’on maîtrisera mieux (avant d’ouvrir les choses publiquement, mieux vaut que ce soit bien paramétré).

    Merci !

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