À la Guilde des Utilisateurs d'Informatique Libre du Dauphiné, nous utilisons Dolibarr pour gérer les cotisations des adhérents. On m'a demandé en privé de partager mon expérience, je le fais ici pour que cela puisse servir à d'autres.

Contexte d'utilisation - Objectifs

Avant de rentrer dans les détails, soyons clairs sur le contexte d'utilisation de Dolibarr à la Guilde. Tout d'abord la Guilde est une association loi 1901. Depuis plusieurs années, les cotisations de ses adhérents et les dons sont les seules ressources de l'association. Nous utilisons Dolibarr pour gérer les adhésions et plus particulièrement pour:

• permettre à nos adhérents de remplir le formulaire d'adhésion en ligne
• permettre de noter la date de réception de leur cotisation (l'adhésion à la Guilde dure 12 mois à partir de cette date, comme l'indique la page d'adhésion)

C'est une utilisation assez simple de Dolibarr et très pratique pour la Guilde.

Configuration

Modules

Modules utilisés

Les modules utilisés (dont l'état est à ON sur la page Configuration|Modules) sont les suivants:

• Dons
• Banques et caisses
• Adhérents
• Exports de données

Il faut bien distinguer la configuration d'un module de son utilisation. Certaines options se font dans la configuration du module (icône  sur la ligne du module dans la page Configuration|Modules), tandis que d'autres options se font directement en utilisant le module. Sauf indications contraire, la configuration par défaut est utilisée.

Dons

Ce module permet de noter les dons reçus (montant, date, s'ils sont publics ou privés, etc).

Banques et caisses

Ce module permet la gestion de la trésorerie.

Nous utilisons ce module avec un compte bancaire et une caisse que nous avons créés dans Dolibarr:

• les virements et chèques sont à encaisser dans le compte bancaire
• les cotisations et dons en liquide vont dans la caisse (avec des versements et des retraits du compte bancaire en fonction des besoins)

Adhérents

Dans la configuration de ce module, nous avons indiqué:

• la gestion d'un login pour chaque adhérent

Cela permet aux adhérents de se connecter à Dolibarr. Ils peuvent ainsi mettre eux-mêmes à jour les données les concernants, voir quelle(s) cotisation(s) nous avons reçue(s) et s'ils sont à jour pour l'année courante.

• un EMail est obligatoire pour créer un nouvel adhérent

Cela permet d'avoir un moyen de contact avec nos adhérents, bien que j'aie une préférence pour la liste de discussion générale.

Toujours dans la configuration, dans l'onglet Formulaire publique d'auto-inscription, nous avons:

• activé le formulaire publique
• indiqué le montant par défaut au tarif normal
• permis au visiteur de modifier le montant de sa cotisation (pour les adhésions à tarifs réduit et personne morale)

Nous utilisons 3 types d'adhérents, tous soumis à cotisation et ayant droit de vote:

• tarif normal personnes physiques
• tarif réduit personnes physiques
• tarif personnes morales

Exports de données

Ce module permet d'exporter des données de Dolibarr, comme par exemple le total des cotisations reçues pour la dernière année.

Comptes utilisateurs

Après avoir installé Dolibarr, en plus de l'utilisateur permettant l'administration, nous avons créé un utilisateur pour chaque fonction du bureau de l'association. Ces comptes sont stables dans le temps et la personne ayant les authentifiants du compte est déterminée à chaque assemblée générale de l'association. C'est avec ces comptes que les adhésions sont validées, les cotisations notées. Bref, qu'une partie de la gestion associative est faite.

Chaque membre du bureau doit donc adhérer à l'association à titre personnel avec un autre compte utilisateur. Comme tout adhérent de l'association.

Utilisation

J'utilise Dolibarr quand un adhérent veut cotiser. Soit parce qu'il me l'indique directement, soit parce qu'on reçoit un chèque par la poste, soit parce qu'un virement a été fait sur le compte.

Voici alors comment je procède:

1. si cela n'a pas été fait, je rempli les informations sur la page d'adhésion publique
   Cela créé un brouillon d'adhésion qui doit être validé.
2. je me connecte avec mon utilisateur du bureau
3. je valide l'adhésion
   À ce stade, je n'envoie pas de message de confirmation à l'adhérent, ce sera fait à la création de la cotisation.
4. j'ajoute une cotisation
   J'indique alors les informations sur le paiement (montant, date, chèque, espèces, etc) et sur type d'adhésion (date de fin, catégorie d'adhérent).
5.  je valide la cotisation
   Cette fois-ci un message de confirmation d'adhésion est envoyé à l'adhérent.

Comme prévu sur la liste de discussions de l'association Debian France, avec deux autres personnes nous sommes allés tenir un stand aux JDLL 2014 .

Les JDLL

 Les JDLL sont un événement régional, sur Lyon, organisé par l'Association Lyonnaise pour le Développement de l'Informatique Libre (ALDIL).

Comme l'année précédente, cette 15ème édition a eu lieu dans la Maison Pour Tous - Salle des Rancy (site web). Le réseau Professionnels du Libre et Open-Source Software en Rhône-Alpes (PLOSS-RA) a également participé dans l'organisation.

C'est donc un « triple partenariat » qui a permis à cette édition d'avoir lieu.

Le village associatif

Le stand Debian France était sur un côté du village associatif, avec d'autres distributions.

Même si le temps manque pour que les discussions puissent se prolonger et se multiplier (la liste des animations de ces JDLL 2014 est tout simplement hallucinante). C'était enrichissant de pouvoir échanger avec les personnes des autres stands. J'ai notamment apprécié de pouvoir discuter avec l'April, Framasoft, la Mouette, Mozilla France et PLOSS-RA.

Mes impressions

C'était pour moi une première que de tenir un stand aux JDLL. Il y a plusieurs années, j'y étais déjà allé, en tant que visiteur.

J'ai beaucoup aimé participer à ces JDLL 2014. Cela m'a permis de passer à nouveau du temps avec Jean et Yves, que j'avais rencontrés au Salon Primevère plus tôt cette année. J'ai aussi pu répondre à quelques questions sur Debian et même discuter avec des développeurs Debian ! Woohoo !

Étant au stand, je n'ai pas pu voir beaucoup de conférences, ni participer dans des ateliers. J'ai tout de même pu m'éclipser pour faire une partie en réseau de jeu vidéo (Libre, bien sûr :-) ) et voir les dangers pesants sur la neutralité du réseau ainsi que les avancées de Firefox OS.

J'ai été agréablement surpris par les autres organisations présentes. Par exemple, je ne croisais l'April, la Mouette et Framasoft que pendant les Rencontres Mondiales du Logiciel Libre, soit une fois par an.

J'en ai profité pour tester la Framakey Debian France: je suis allé acheter 5 clés USB et j'ai profité de tenir le stand pour les créer. J'ai ensuite pu les mettre en vente à 10 euros (elles m'avaient coûté environ 8 euros) et surtout faire des tests et des retours au personnes qui s'en occupent. La personne de Framasoft: elle était aussi dans le village associatif ! On a pu en discuter directement, puis j'ai envoyé un message à la personne de Debian France pour avoir son avis aussi.
J'ai maintenant hâte de voir les prochaines avancées, prévues pour fin avril/mi-mai. ;)

Pour les prochaines

Comme toujours, il y a une marge de progression possible. Pour ma part, je dirais:

1. Pour tenir la caisse (vente directe des produits de la boutique en ligne), prévoir une caisse (en métal, avec une serrure). Il a fallu que Jean vide son porte-monnaie pour qu'on ne mélange pas notre argent avec celui de l'association !
2. Prévoir aussi un peu de monnaie pour tenir la caisse (notamment des pièces de 1 euros, car c'est le prix des autocollants)
3. Imprimer des formulaires d'adhésion à Debian France. J'ai dû renvoyer des personnes intéressées sur le formulaire d'inscription en ligne alors qu'ils n'avaient pas d'ordinateur… :-/
4. Prendre des photos, c'est très utile pour ce type de bilans après coup.

Je garde un bon souvenir de ces JDLL 2014, au plaisir de vous croiser à la prochaine édition !